Habilitar la nómina electrónica puede parecer un trámite enredado, pero con la guía correcta es más sencillo de lo que crees. Aquí resolvemos las preguntas más frecuentes para que llegues a la DIAN y a Aleluya con todo claro. ¡Vamos! 👇
¿Cuándo comienza a regir el documento soporte de pago de nómina electrónica?
La obligación de implementar la nómina electrónica inició en 2021, según el artículo 6 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, que estableció el calendario de implementación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE).
Esta resolución tuvo ajustes con la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 y posteriormente con la Resolución 000151 del 10 de diciembre de 2021, que otorgó un plazo especial para empleadores con entre 1 y 10 trabajadores.
📌 Ten en cuenta: el calendario de implementación por grupos ya venció. Si aún no te has habilitado, debes hacerlo siguiendo el calendario permanente (Numeral 2 del artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021).
¿Qué es habilitación?
Según el artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021, la habilitación es el proceso que se realiza en el portal de la DIAN para validar las características técnicas y tecnológicas del proveedor tecnológico y el software. Consta de tres etapas:
Registro como emisor de nómina electrónica.
Asociar proveedor tecnológico en modos de operación.
Realizar pruebas en el software.
¿Cómo realizo la habilitación de Nómina Electrónica?
El proceso tiene dos partes: primero en la DIAN y luego en Aleluya.
💡 Tip: Para iniciar este proceso debes estar registrado en el RUT y haber completado previamente la habilitación como Facturador Electrónico ante la DIAN. Si aún no lo has hecho, empieza por ahí antes de continuar.
Parte 1 - Proceso en la DIAN
Ingresa a la página de la DIAN y en la sección Temas de interés selecciona Habilitación.
Elige si eres persona natural o empresa, diligencia tus datos de acceso y haz clic en Entrar. La DIAN enviará al correo registrado en el RUT el token de acceso a la plataforma.
Revisa tu correo, abre el mensaje de la DIAN y haz clic en Acceder para ingresar a la plataforma con tu token.
Haz clic en Menú y selecciona Registro y Habilitación.
Haz clic en Documentos Electrónicos y selecciona Nómina Electrónica.
Selecciona la opción Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste.
Cuando aparezca la ventana emergente con la pregunta ¿Desea iniciar el proceso de habilitación para nómina electrónica y nómina de ajuste? haz clic en Aceptar.
En el campo Participante, selecciona Emisor.
Cuando aparezca la pregunta ¿Desea habilitar la trasmisión de "Otros documemtos electrónicos" En el sistema como Emisor de otros documentos electrónicos? haz clic en Aceptar.
En Asociar modo de operación, despliega el campo Seleccionar el modo de operación y elige Software de un proveedor tecnológico.
En el campo Nombre empresa proveedora busca SOLUCIONES ALEGRA S.A.S (aparece hacia el final del listado). Luego, en Nombre del Software selecciona Nómina Electrónica y haz clic en Asociar.
En la columna Acciones, haz clic en el ícono del ojo verde y luego en Set de pruebas.
Copia el TestSetID que aparece en la notificación de la parte superior — lo necesitarás para completar la configuración en Aleluya.
Adicionalmente, te compartimos este video con los pasos para que logres una habilitación exitosa Proceso de habilitación en la DIAN.
Parte 2 - Proceso con Aleluya
Una vez tengas el TestSetID en mano, el resto lo haces directamente en Aleluya:
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Nómina y luego en Nómina electrónica. Tambié puedes ingresar directamente desde General, luego en Configuración y finalmente dar clic en Editar Nómina electrónica
Haz clic en Comenzar configuración
Verifica que los datos de tu empresa coincidan exactamente con los registrados en la DIAN y haz clic en Guardar y continuar
Ingresa el TestSetID que obtuviste en el portal de la DIAN y selecciona Enviar set de pruebas
Una vez habilitado, verifica el estado de tu Set de pruebas directamente en el portal de la DIAN. Finaliza con clic en Guardar y continuar
Luego, configura la Firma Electrónica de tu cuenta: puedes usar el certificado del proveedor tecnológico o uno propio. Luego, haz clic en Guardar y continuar
Y para terminar se debe elegir la Configuración de emisión NE (Forma de hacer la emisión de las prestaciones sociales y vacaciones en Nómina Electrónica, siguiente consecutivo de Nómina Electrónica y siguiente consecutivo de anulación de Nómina Electrónica) y haz clic en Guardar y continuar
¿Cómo sé que quedé habilitado ante la DIAN?
Al finalizar el proceso en Aleluya, verás una alerta que confirma tu habilitación exitosa. Adicionalmente, en el portal de la DIAN, el estado de tu modo de operación asociado cambiará la columna Estado de "En pruebas" a "Habilitado".
Para más detalle, consulta este artículo: Verifica el estado de tu SET de pruebas en el portal de la DIAN y valida que estás Habilitado para emitir tu Nómina Electrónica.
¿Tienes dudas o algo no te quedó claro? Escríbenos por el chat dentro de Aleluya o al correo [email protected] y con gusto te ayudamos.