Todo lo que debes saber para la transmisión del Documento soporte de Nómina Electrónica

Fundamentos normativos

De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 el documento soporte de pago de nómina electrónica "es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios..."

En el título III, artículo 5. Numerales 6 al 8 de la resolución anteriormente mencionada, explica que el documento soporte de pago de nómina electrónica, deberá contener valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; valores deducidos de nómina y el valor total que constituye la diferencia entre lo devengado y lo deducido conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

La unidad informática de doctrina de la DIAN el 6 de octubre de 2021 , dio a conocer el Oficio 912416 que intentaba resolver algunas dudas que tienen los contribuyentes y una de ellas giraba en torno a que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica en cuanto a las cesantías y sus respectivos intereses, debido a que estos son gastos deducibles del impuesto de renta. 

Sin embargo, teniendo en cuenta que es un concepto ambiguo y no está informado de manera explícita en la resolución, en el mismo oficio indica "el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica"

Por otro lado, el concepto 100202208 del 31 de enero de 2022 indica expresamente el manejo de las cesantías y sus respectivos intereses en el documento de pago de nómina electrónica, así: "la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero." 

Hay muchas opiniones respecto al tema, "si es lo efectivamente pagado", "si se informan las provisiones de las prestaciones de manera mensual", "Si se informa el consolidado de los intereses a las cesantías y las cesantías en la nómina de diciembre", lo único claro es que debemos remitirnos a la Resolución 000013 y su Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA, que no ha sufrido modificaciones más allá de su calendario de implementación mediante el artículo 3 de la Resolución 000028 del 28 de febrero de 2021. 

Nuestro concepto Aleluya 

Teniendo en cuenta que no hay unanimidad en los conceptos y en la interpretación de la norma,  Aleluya dejara que tú decidas con asesoría de tu contador, de cómo vas a informar la nómina de tu empresa de manera electrónica, mediante el documento soporte, brindándote tres alternativas:

• Las prestaciones sociales se incluyen al momento del pago tal cual se venía manejando con la resolución 000013.
• Las prestaciones sociales se incluyen mensualmente de acuerdo al concepto de devengo bajo la interpretación del Oficio 912416.
• Las cesantías e intereses se reportan en diciembre si no se han pagado durante el año y la prima al momento del pago atendiendo al concepto 100202208 (Nueva opción).

Para mayor detalle de cada una de ellas te dejamos el artículo Conoce las tres formas de emitir tu nómina electrónica.

Verifica tu configuración

Es muy fácil verificar cuál opción que tienes activa en tu cuenta para emitir la nómina electrónica, solo sigue estos pasos: 

1. Dirígete a Configuración (tuerquita dentada en la parte superior derecha).
2. En la sección Nómina electrónica haz clic en editar.
3. En Forma de hacer la emisión de nómina electrónica puedes revisar cuál es la que tienes configurada actualmente.