Sonríe, aquí conocerás la guía definitiva para enviar tu contabilidad sin dramas.
✅Configura tus cuentas contables y centros de costo
Antes de realizar cualquier acción, asegúrate de que todito esté bien configurado. Aquí te dejamos cómo hacerlo:
En Aleluya debes seguir el siguiente paso a paso para configurar tus centros de costo.
En el lateral izquierdo haz clic en "General", luego, en "Configuración".
Selecciona editar en la sección de "contanbilidad".
Haz clic en el ícono del lápiz para editar los centros de costo creados o añadir centro de costo si aún no se encuentra creado.
Selecciona el icono del chulito para guardar cambios.
Ahora, debemos configurar las cuentas contables, sigue este sencillo paso a paso:
Dirígete a General, luego a Configuración y Contabilidad.
Ubícate en la sección de Cuentas contables y selecciona el concepto que necesitas editar
Haz clic en el ícono del lápiz, ubicado en la columna de acciones, para editar la cuenta contable y/o su contrapartida, según lo necesites.
Digita la información
No olvides hacer clic en Guardar para confirmar la actualización.
📢 Asegúrate de que los centros de costo estén correctamente asignados a cargos, empleados o áreas. (Lo validas directamente en el perfil de tus empleados)
🔗Busca P&A y conéctalos
Ve a Configuración → Integraciones → Editar.
Busca P&A y en la columna de Acciones, haz clic en Conectar integración
⚠️ Antes de conectar, necesitas un Token de acceso.
¿De dónde sale el Token? El equipo de Experiencia al Cliente de P&A lo genera cuando el cliente aprueba la habilitación de la API SAG y lo envía directamente.
Importante: El correo del administrador en Aleluya debe existir también como usuario en SAG para el mismo NIT (normalmente creado como usuario ALELUYA). Esto es necesario para que la integración funcione.
Una vez tengas el Token y el usuario configurado, podrás conectar la integración sin problema.
📤Envía la información contable a P&A
Una vez todo esté listo, es momento de enviar la información contable. Para hacerlo:
Selecciona el período correspondiente (mensual o quincenal).
Haz clic en el ícono de Contabilidad.
Selecciona Enviar información contable.
Tipos de archivo que puedes enviar:
Nómina (provisión) – lo que se acumula por pagar.
Prestaciones sociales (provisión) – primas, cesantías, etc.
Seguridad social (provisión) – lo causado de salud, pensión, ARL.
Nómina y prestaciones (comprobante de egreso) – lo que ya se pagó.
Seguridad social (comprobante de egreso) – pagos realizados.
🛠️ Tips para evitar sustos
¿El nombre de la cuenta contable debe ser igual en ambos softwares? Cuando se envía la información se toma el código de la cuenta contable (debe concidir si o si). Lo que vemos como "nombre" en la sección de contabilidad es el nombre del concepto de nómina ("Salario básico", "Auxilio de transporte"), no el nombre de la cuenta del PUC de la empresa.
Es una etiqueta interna dentro de Aleluya. Puede decir algo totalmente distinto a lo que dice en SAG sin ninguna consecuencia.
¿En que comprobantes contables queda la info? En SAG el equivalente al comprobantes es la fuente. Aleluya manda estos códigos fijos:
Y, ¿Si manejo códigos fuentes diferentes? El sistema te sacará el siguiente error: "No existe la fuente o ingresó el código incorrecto". Para solucionarlo se deben editar en SAG para colocarlo con estos mismos.
¿Qué pasa con mis nuevos terceros? Los terceros (empleados, EPS, fondos, ARL, cajas) deben existir previamente en SAG. Aleluya envía el NIT/documento dentro del movimiento, pero da por hecho que ya está creado del otro lado.
¿Cómo solucionó el error "no existe la cuenta contable con codigo"? Las cuentas parametrizadas en Aleluya, de igual forman deben estar en SAG.
¿Cómo solucionó el error "la cuenta contable maneja centro de costo y no se digitó ninguno"? Sí tiene configurado, por ejemplo: 720505 en SAG y en Aleluya no le han creado el centro de costo con el mismo código en tu software contable te saldrá un error.
Sí ya lo tienes en el sistema creado, lo que deben hacer es editar ese campo del código de centro de costo. Sino, debes crearlo: ¿Cómo puedo crear un nuevo centro de costos?
¿Cómo solucionó el error "Ha ocurrido un error al intentar crear los comprobantes contables en PYA. El usuario que intenta grabar el documento no es válido"? Hay dos posible escenarios: el token puede tener un caracter adicional. La solución es sencilla: desconectar la integración en Aleluya y volver a conectar; o el usuario registrado no existe en SAG.
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