Sonríe, aprenderás a cargar masivamente a tus empleados. ¡Ahí te va!
Antes de que nos sumerjamos en el paso a paso para cargar tus empleados en el sistema, es vital que nos detengamos un momento a escuchar el corazón de tu cuenta. ¿Ya realizaste la configuración inicial de tu empresa? Piensa en este paso como la "conciencia" de Aleluya; es donde le enseñamos al software todo lo necesario para que aprenda a liquidar tu nómina de forma perfecta en cada periodo. Sin este latido inicial, la magia no fluye igual.
👀¿Qué ítems debes configurar inicialmente?
Debemos configurar las siguientes secciones que afectan en la creación masiva:
Empresa: Datos básicos, sedes, centro de trabajo, áreas, cargos y preferencias de pago y pila.
Configuración: La sección de configuración avanzada - Presentación de seguridad social sí tienes configurado por sucursal.
¡Ten cuidado! Digitar está información es crítica porque el sistema crea las listas desplegables en la platilla de importación según los datos creados. Sí colocas manualmente estos datos sin haberlos creado aparece un error al importar.
Te muestro como se vería está lista desplegable en la plantilla de importación:
⚠️¿Qué pasa con mis centros de costos?
Desde el archivo de importación de personas, no se carga está información sino que aplica una ruta totalmente diferente.
🤔¿Cómo se realiza la carga masiva de empleados?
Cuando tengas listo el primer paso de información preliminar de la empresa, sigue este paso a paso:
Dirígete a Personas
Haz clic en el botón Carga Masiva
Selecciona la opción Personas
Haz clic en Descargar formato Excel
Lee las instrucciones y completa la información del archivo de Excel
Guarda la información de la plantilla de importación ya diligenciada en tu PC
Haz clic en el botón Cargar archivo
Apenas finalicé el cargue de la información serás notificado de cuántos empleados fueros subidos de manera exitosa.
O sí por el contrario se diligencia mal un ítem saldrá una notificación indicando el error. Sí sucede esto debes ingresar nuevamente en el archivo y realizar las modificaciones.
✖️¿Qué debemos evitar al diligenciar el archivo?
Te voy a compartir un listado de los tip salvavidas que recomendamos al momento de diligenciar la plantilla de importación de personas:
Sí utilizas la fórmula de BUSCARV de un Excel propio para pasar la información a la plantilla de Aleluya, recuerda copiar y pegar en un formato general.
Revisar no exista espacios antes del @ al momento de escribir los correos electrónicos
Dos empleados no pueden tener el mismo correo electrónico
Sí creas el correo electrónico no sea el mismo que usas con usuario administrador o contador, porque si liquidas a la persona eliminas automáticamente tu acceso. Sí tienes dos roles que sean diferentes ingresar dos correos diferentes.
No escribir el cargo, sede, área, sucursal o entidades de seguridad social sino seleccionar de la lista desplegable
Las cuentas bancarias no pueden superar los 17 dígitos.
Validar el año de las fechas de nacimiento, Ej. Sí colocas 06/05/2022 el sistema al ver la edad del empleado restringe el cargue.
Validar que la persona que vas agregar sea nueva y no un empleado antiguo. Sino, sería Reincorporar un empleado que ya ha sido liquidado
Diligenciar los campos obligatorios identificados con un (*)
No eliminar la primera fila (Persona nombre ejemplo) es un ejemplo de cómo debes llenar cada campo. No será considerado en la carga.
Validar el tipo de contrato VS la fecha de finalización (Si aplica). Ej. Sí es un contrato de obra labor debes colocar una fecha de finalización.
Al diligenciar el acumulado de vacaciones debes relacionar a corte del periodo anterior. Sí tienes frecuencia mensual, sería las vacaciones a 30 o 31 del mes anterior; o si tienes frecuencia quincenal a 15. Ej. Vas a crear tus empleados del 2026, debe colocar lo que ha acumulado a 31 de diciembre del 2025 para que el sistema acumule a partir de esa fecha de corte.
No se deben de crear columnas o filas.
No es necesario eliminar dentro del archivo empleados que ya estén cargados, solo dirígete al renglón siguiente y diligencia los datos de cada columna.
El registro de horas extras es con Coma (,), no con Punto(.)