Sonríe 😁, ahora Aleluya reconoce cuando una incapacidad es prórroga de otra y te ayuda a marcarla bien, sin que te toque calcularlo a mano ni arriesgarte a pagar de más. ¡Ahí te va!
🤔 ¿Qué es una prórroga de incapacidad?
Según el Decreto 780 de 2016 (modificado por el Decreto 1427 de 2022), una incapacidad es prórroga de otra cuando se cumplen estas tres condiciones:
Se expide después de la incapacidad anterior.
Es por la misma enfermedad o lesión, o por una relacionada (aunque el diagnóstico tenga otro código CIE).
No pasan más de 30 días calendario entre el fin de la incapacidad anterior y el inicio de la nueva así el empleado haya trabajado uno o dos días en el medio.
💡 Tip: el diagnóstico lo define el médico tratante, no Aleluya nosotros solo te avisamos cuando las fechas encajan, tú confirmas si de verdad aplica.
👀 Paso a paso para registrar una prórroga
Dirígete a Nómina → Historial (o a Liquidar nómina si estás en el periodo actual).
Selecciona el periodo correspondiente.
Busca al empleado y entra a la novedad de Incapacidades como siempre.
Registra la incapacidad general con su fecha de inicio y fin, y guárdala. Este paso es obligatorio: mientras no la guardes, Aleluya no puede encontrarla como candidata para una prórroga futura.
Si el empleado tuvo otra incapacidad general que terminó 30 días o menos antes de esta, va a aparecer un ícono de caja con un + junto a la novedad. Haz clic ahí.
En el cuadro que se abre, selecciona la incapacidad de origen entre los candidatos que te muestra Aleluya. Ahí mismo verás cuántos días acumulados lleva esa incapacidad hasta el momento.
Haz clic en Registrar como prórroga. El ícono cambia a una flecha circular con un punto así sabes que ya quedó vinculada.
⚠️ Importante: si registras las incapacidades directamente en cada periodo sin usar este botón, Aleluya las va a tratar como incapacidades independientes, no como prórroga. El vínculo solo se crea cuando lo confirmas manualmente.
✏️ ¿Te equivocaste? Así quitas la marca de prórroga
Haz clic de nuevo en el ícono de la incapacidad (la flecha circular con el punto).
Selecciona No es prórroga.
Listo, la incapacidad vuelve a quedar como un registro independiente.
⚠️ Qué cambia en el pago cuando es prórroga
Los días de la prórroga se suman a los de la incapacidad original no se vuelven a pagar los primeros días, porque esos ya se pagaron con la incapacidad inicial. El acumulado siempre se cuenta desde la incapacidad inicial, sin importar cuántas prórrogas tenga después.
El IBC que se usa para liquidar la prórroga es el del mes anterior al inicio de la incapacidad inicial, no el mes anterior a la fecha de la prórroga.
💡 Tip: si el acumulado de días llega a los topes que define la ley (como los 90 o 180 días), Aleluya ya tiene esas reglas en cuenta al calcular el pago no tienes que hacer nada manual.
🔍 ¿Dónde ves el acumulado de días?
Hoy no existe un reporte único que te muestre una incapacidad junto con todas sus prórrogas en una sola vista. Puedes verificar el acumulado en estos lugares:
En Ver cálculos y en la colilla de pago: ahí queda marcado cuando una incapacidad es prórroga de otra.
Descargando el historial de novedades desde el perfil del empleado es la forma más confiable de confirmar si ya superó los 180 días.
⚠️ Importante: si una incapacidad ya tiene una prórroga asociada, Aleluya no te deja eliminar la incapacidad original (para no dañar el histórico). Si necesitas eliminar algo, sí puedes borrar la incapacidad marcada como prórroga.
🤔 ¿Y si...?
¿Ya pasaron más de 30 días entre una incapacidad y la siguiente? → Aleluya no te va a ofrecer vincularlas como prórroga; quedan como incapacidades independientes, aunque sean por la misma enfermedad.
¿Quieres entender de dónde sale el salario base con el que Aleluya liquida esto? → Así calcula Aleluya el salario base de incapacidades y licencias
¿Necesitas registrar incapacidades distintas (no relacionadas) en el mismo periodo? → ¿Cómo ingresar más de una incapacidad en el período?
¿Tu incapacidad ya superó los 540 días? → Conoce qué hacer cuando una incapacidad supera los 540 días
¿Tu periodo ya está bloqueado y necesitas editarlo? → Edita periodos históricos de tu compañía en Aleluya
¡Aleluya! 🎉 Ya sabes cómo registrar y entender una prórroga de incapacidad sin dolores de cabeza. Si tienes dudas, escríbenos por el chat o a [email protected] 😎