Notas de ajuste para modificar una Nómina Electrónica que ya emití a la DIAN
📖¿Qué son las notas de ajuste?
Según la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 en el artículo 1 numeral 12 las notas de ajuste son:
"Documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN".
🖋️Información que deben incluir las notas de ajuste
En el artículo 17 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 indica:
- Estar denominado expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de Nómina Electrónica.
- Numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Referenciar el código único de documento soporte de pago electrónico – CUNE del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y la fecha utilizada para la generación del pago.
- El código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE.
- Tipo de documento de ajuste según corresponda.
- La fecha y hora de generación.
- La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que anula.
- Los apellidos y nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Los apellidos y nombres o razón social, número de identificación del beneficiario del pago.
- Firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE del documento de nómina electrónica que anula.
¡Para bolas! podrás aplicar notas de ajuste a períodos pasados siempre y cuando sea durante los primeros 10 días del mes en el que se vaya a reportar los cambios en nóminas ya emitidas.
Por ejemplo ➡️ en diciembre te diste cuenta de un error en la nómina de septiembre; para corregir los datos de esta nómina tienes que emitir la nota de ajuste los primeros 10 días del mes de diciembre.
Una vez hayas modificado la nómina de tu empleado las Nóminas Electrónicas tendrán el estado Modificado, y deberás volver a emitirlas.
🧩Proceso para emitir una nota de ajuste
- Realiza dentro de tu cuenta de Aleluya la modificación que requieres en la nómina donde se encuentra el error.
- Ingresa a tu módulo de Nómina electrónica y valida que este empleado cuente con un estado de Nómina Electrónica Modificada.
- Emite de nuevo la Nómina Electrónica de dicho empleado.
El proceso de la emisión de la Nómina Electrónica modificada tiene dos procesos que se efectúan de manera automática en Aleluya:
- El envío de la nota de ajuste, en esta se le informa a la DIAN que hubo una modificación en la Nómina Electrónica emitida anteriormente para tu empleado.
- El envío de la Nómina Electrónica con la información corregida.
El estado: Nómina Electrónica modificada corresponde a las nóminas que fueron emitidas, pero cuya información fue modificada.
Por ejemplo: tu empleado tenía unas horas extras que por error no habías ingresado. Luego de la emisión te diste cuenta de esto e ingresaste esta información en Aleluya (esta información se ingresa actualizando la nómina normal), en ese momento la Nómina Electrónica pasa a estado modificado, lo que debes hacer es emitirla de nuevo después del cambio.
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