Sonríe, aprenderás a cargar masivamente a tus empleados. ¡Ahí te va!
Antes de cargar tus empleados, confirma que ya hiciste la configuración inicial de tu empresa. Ese paso es la base: con él, Aleluya aprende todo lo necesario para liquidar tu nómina bien desde el primer periodo.
👀¿Qué ítems debes configurar inicialmente?
Debemos configurar las siguientes secciones que afectan en la creación masiva:
Empresa: Datos básicos, sedes, centro de trabajo, áreas, cargos y preferencias de pago y pila.
Configuración: La sección de configuración avanzada - Presentación de seguridad social sí tienes configurado por sucursal.
⚠️ ¡Ten en cuenta!
La plantilla de importación arma sus listas desplegables con los datos que ya tengas creados en Aleluya. Si intentas escribir esta información a mano sin haberla creado antes, la importación te va a hacer el feo con un error.
Así se vería esta lista desplegable en la plantilla de importación 👇
⚠️¿Qué pasa con mis centros de costos?
Desde el archivo de importación de personas, no se carga está información sino que aplica una ruta totalmente diferente.
🤔¿Cómo se realiza la carga masiva de empleados?
Cuando tengas listo el primer paso de información preliminar de la empresa, sigue este paso a paso:
Dirígete a Nómina luego en Personas
Haz clic en el botón Carga Masiva
Selecciona la opción Personas
Haz clic en Descargar plantilla
Lee las instrucciones y completa la información del archivo de Excel
Guarda la información de la plantilla de importación ya diligenciada en tu PC
Haz clic en arrastra tu archivo aquí o selecciónalo desde tu dispositivo
Apenas finalices el cargue de la información, te notificaremos cuántos empleados se subieron exitosamente ✅
Y si algún ítem quedó mal diligenciado, no te preocupes: te va a salir una notificación indicándote el error. Solo debes volver a abrir el archivo, hacer los ajustes necesarios y ¡listo!
✖️¿Qué debemos evitar al diligenciar el archivo?
Te dejamos por acá los tips salvavidas que más te van a ayudar a la hora de diligenciar la plantilla de importación de personas, para que todo te quede impecable desde el primer intento ✨
Sí utilizas la fórmula de BUSCARV de un Excel propio para pasar la información a la plantilla de Aleluya, recuerda copiar y pegar en un formato general.
Revisar no exista espacios antes del @ al momento de escribir los correos electrónicos
Dos empleados no pueden tener el mismo correo electrónico
Sí creas el correo electrónico no sea el mismo que usas con usuario administrador o contador, porque si liquidas a la persona eliminas automáticamente tu acceso. Sí tienes dos roles que sean diferentes ingresar dos correos diferentes.
No escribir el cargo, sede, área, sucursal o entidades de seguridad social sino seleccionar de la lista desplegable
Las cuentas bancarias no pueden superar los 17 dígitos.
Validar el año de las fechas de nacimiento, Ej. Sí colocas 06/05/2022 el sistema al ver la edad del empleado restringe el cargue.
Validar que la persona que vas agregar sea nueva y no un empleado antiguo. Sino, sería Reincorporar un empleado que ya ha sido liquidado
Diligenciar los campos obligatorios identificados con un (*)
No eliminar la primera fila (Persona nombre ejemplo) es un ejemplo de cómo debes llenar cada campo. No será considerado en la carga.
Validar el tipo de contrato VS la fecha de finalización (Si aplica). Ej. Sí es un contrato de obra labor debes colocar una fecha de finalización.
Al diligenciar el acumulado de vacaciones debes relacionar a corte del periodo anterior. Sí tienes frecuencia mensual, sería las vacaciones a 30 o 31 del mes anterior; o si tienes frecuencia quincenal a 15. Ej. Vas a crear tus empleados del 2026, debe colocar lo que ha acumulado a 31 de diciembre del 2025 para que el sistema acumule a partir de esa fecha de corte.
No se deben de crear columnas o filas.
No es necesario eliminar dentro del archivo empleados que ya estén cargados, solo dirígete al renglón siguiente y diligencia los datos de cada columna.
El registro de horas extras es con Coma (,), no con Punto(.)