¿Qué es la representación gráfica del documento soporte de nómina electrónica?

La representación gráfica es "una fiel imagen” de la información consignada en el formato XML del documento soporte de nómina electrónica que se genera al emitir la misma, cualquier persona puede validar la autenticidad de una representación gráfica en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. 

En la Resolución 000013 de 2021 en el artículo 24 se indica que los sujetos obligados a emitir el documento soporte de nómina electrónica podrán expedir representaciones gráficas del mismo en formato bien sea digital o impreso. 

Esta representación debe contener como mínimo la información establecida en los artículos 5 o 17 de la presente resolución  e incluir el Código de respuesta rápida, Código QR, a través del cual se podrá acceder a la consulta de los documentos validados, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la DIAN. 

¿Cómo descargas la representación gráfica del documento soporte de nómina electrónica?

Descargar la representación gráfica del documento soporte de nómina electrónica en PDF es muy fácil, solo debes seguir estos sencillos pasos: 

1. Dirígete a Historial.
2. Ubícate en la pestaña Nómina electrónica. 
3. Ingresa al periodo de nómina electrónica que requieras. 
4. Asegúrate que las nóminas electrónicas estén en estado Emitido.
5. En la columna de Acciones haz clic en el tercer icono azul Descargar PDF.

¡Aleluya! ya tienes en PDF la representación gráfica del documento soporte de pago de nómina electrónica.

¿Qué información contiene la representación gráfica del documento soporte de nómina electrónica?

La representación gráfica del documento soporte de pago de nómina electrónica esta compuesta por la siguiente estructura: 

• Panel izquierdo: Información general de la empresa y empleado.
• Panel principal: Detalle de la nómina emitida a la DIAN.
• Pie de página: Identificación del software que genera el documento soporte de pago de nómina electrónica.

En el panel izquierdo encontraras la siguiente información:

• Logo de la empresa. 
• Estado de la nómina electrónica.
• Nombre de la empresa.
• NIT.
• Dirección de la empresa. 
• Nombre del empleado. 
• Identificación empleado. 
• Cargo del empleado.
• Salario base. 
• Fecha de pago.
• Medio de pago. 
• Periodo de liquidación.
• Días laborados. 

En el panel principal encontraras: 

• Nombre del documento. 
• Resumen del pago (Devengados / Deducciones / Total). 
• Detalle del pago (Detalle de devengados y deducciones). 
• CUNE (Código Único de Nómina electrónica). 
• Firma digital.
• Código QR.
• Moneda. 
• Fecha y hora de generación del documento soporte de pago de nómina electrónica. 
• Fecha y hora de emisión del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Ten en cuenta que el CUNE, firma electrónica y QR solo se generaran cuando el estado de la nómina sea Aprobado. 

¿Cómo validas el código QR de la representación gráfica de nómina electrónica?

El código QR tiene múltiples formas de validarlo, hoy te hablaremos de una forma en particular desde tu computador, solo sigue estos pasos luego de descargar la representación gráfica de la nómina electrónica: 

1. Haz un zoom a la página de 200%. 
2. Haz un print de pantalla del QR, puedes usar la herramienta lightshot.
3. Dirígete al buscador Google y selecciona la opción Búsqueda por imagen. 
4. Pega o sube un archivo con la imagen del QR. 
5. Haz clic en Sitio web.

¡Aleluya! ya puedes ver la información que contiene el QR en la pagina de la DIAN para que verifiques la autenticidad de la representación gráfica de nómina electrónica. 

¿Qué información contiene el QR de la representación gráfica de nómina electrónica?

El código de respuesta rápida o Código QR permite la consulta de los documentos validados ante la DIAN, la información que encontraras allí es la siguiente: 

• Logo de la DIAN.
• CUFE (Código Único de Nómina electrónica). 
• Nombre del documento (Nómina individual o Nómina individual de ajuste).
• Folio (Consecutivo de emisión).
• Fecha de emisión de la factura electrónica (fecha emisión nómina electrónica). 
• Enlace para descargar el PDF de la representación gráfica. 
• Datos del emisor (Empresa). 
• Datos del receptor (Empleado).
• Totales e impuestos (Neto a pagar al empleado).
• Estado del registro de facturas electrónicas (Tenedor legitimo actual).
• Validaciones del documento (Validado por la DIAN).
• Eventos de la factura electrónica (Normalmente aparece en blanco).
• Referencias del documento (Solo aplica para cuando el documento es nómina individual de ajuste y relaciona Tipo de documento, Fecha, NIT emisor, Emisor, NIT receptor, Receptor). 

Ten en cuenta que la nómina electrónica hace parte del ecosistema de facturación electrónica y por esa razón al validar el QR en el catálogo de la DIAN algunos campos hacen referencia a factura electrónica.