Aleluya genera diferentes archivos contables según el movimiento que necesites registrar. En este artículo conocerás qué contiene cada archivo y cuándo debes usarlo para que la contabilidad quede clara como el agua. 😎
Tipos de archivos contables que genera Aleluya
Desde Aleluya puedes generar cinco tipos de archivos planos para realizar tu interfaz contable:
Provisión de nómina
Provisión de prestaciones sociales
Provisión de seguridad social
Comprobante de egreso de nómina y prestaciones
Comprobante de egreso de seguridad social
La diferencia principal es sencilla:
Los archivos de provisión registran los valores causados del mes, aunque todavía no se hayan pagado.
Los comprobantes de egreso registran la salida del dinero (pago) desde una cuenta de bancos o caja.
Ahora sí, vamos uno por uno.
Provisión de nómina
Este archivo contiene todos los conceptos de nómina que se causaron al liquidar el periodo. También genera los débitos y créditos correspondientes en las diferentes cuentas contables configuradas.
Provisión de prestaciones sociales
Este archivo contiene la provisión quincenal o mensual de los siguientes conceptos:
Cesantías
Intereses a las cesantías
Prima de servicios
Vacaciones
Estos valores se registran como una obligación que deberá pagarse a los empleados o a las entidades correspondientes en las fechas establecidas por la ley.
Provisión de seguridad social
Este archivo contiene la provisión quincenal o mensual de los conceptos asociados a:
Salud
Pensión
ARL
CCF
ICBF, SENA (Según corresponda)
Los valores quedan registrados como obligaciones pendientes de pago hasta la fecha en la que la empresa realice el pago de la seguridad social.
Comprobante de egreso de nómina y prestaciones
Este archivo contiene los conceptos que se pagan desde las cuentas contables de Bancos o Caja. La cuenta utilizada dependerá del medio de pago configurado para cada empleado:
Bancos: incluye la nómina de los empleados cuyo medio de pago es Transferencia bancaria.
Caja: incluye la nómina de los empleados cuyo medio de pago es Efectivo.
El pago de las prestaciones sociales se genera únicamente en los periodos en los que estos conceptos se incluyan en la liquidación de nómina.
Comprobante de egreso de seguridad social
Este archivo contiene los valores pagados por conceptos de:
Salud
Pensión
ARL
CCF
ICBF, SENA (Según corresponda)
El movimiento se registra desde la cuenta de Bancos contra las cuentas contables de los fondos correspondientes de seguridad social.
Ten en cuenta: este archivo solo estará disponible cuando selecciones la opción Mensual.
Diferencia entre provisión y egreso
Para que no queden enredos:
La provisión registra una obligación o un valor causado.
El egreso registra el momento en el que el dinero sale de bancos o caja para pagar esa obligación.
Por ejemplo, la provisión de seguridad social registra cuánto debes pagar. El comprobante de egreso registra el pago cuando el dinero sale de la cuenta bancaria.
Antes de generar los archivos
Revisa que las cuentas contables y los medios de pago de tus empleados estén correctamente configurados. Así evitarás movimientos incompletos o registrados en cuentas que no corresponden.
¡Y listo! Ya conoces la diferencia entre los archivos contables de provisión y egreso que genera Aleluya. Ahora puedes identificar cuál necesitas según el movimiento que quieras registrar.