Crear una empresa nueva puede sentirse como armar un mueble sin instrucciones. Pero tranqui, porque en Aleluya el proceso es paso a paso y sin tornillos de sobra. Aquí te mostramos cómo dejar tu empresa lista desde cero para que puedas liquidar nómina sin tropiezos.
¿Por dónde empiezo?
Todo vive en el menú General, que encontrarás en la barra lateral izquierda de tu cuenta. Ahí hay dos secciones clave: Empresa y Configuración. Vamos por partes. 👇
Sección "Empresa" — La identidad de tu compañía
Esta sección recoge todo lo que define a tu empresa: quién es, dónde opera y cómo está organizada.
1. Datos básicos
Lo primero es lo primero: ingresa la razón social, correo electrónico, NIT y número celular. También, puedes agregar el logo de tu empresa y RUT. Esto es lo que Aleluya usará en colillas de pago, reportes y documentos descargables.
2. Sedes
¿Tu empresa opera en más de una ciudad o dirección? Aquí puedes registrar cada sede. Esto es importante para ubicar correctamente a tus trabajadores y asignar la caja de compensación y prefijo de nómina electrónica.
3. Centros de trabajo
Los centros de trabajo según el Decreto 2012 de 2022, es la agrupación de empleados que comparten la misma Actividad CIUU, y por ende, el mismo nivel de riesgo para ARL. Asegúrate de crearlos antes de vincular trabajadores, ya que es un dato obligatorio en la contratación.
Puedes ampliar información: Crea y gestiona los centros de trabajo
4. Áreas
Organiza a tu equipo por departamentos o áreas funcionales (Ventas, Operaciones, Administrativo, etc.).
5. Cargos
Registra los cargos o roles que existen en tu empresa. Cada trabajador debe estar asociado a un cargo, así que crea los que necesites antes de empezar a vincular personas.
6. Preferencias de pago y pila
Define cómo y cuándo pagas: periodicidad de la nómina (quincenal, mensual), medio de pago preferido y otros parámetros que afectan directamente el proceso de liquidación. Y no olvides registrar la cuenta bancaria de tu empresa: Registra o edita la cuenta bancaria de tu compañía.
Sección "Configuración" — Los ajustes que marcan la diferencia
Una vez tienes la estructura básica de tu empresa lista, estos son los ajustes más importantes para alguien que empieza:
1. Configuración avanzada
Aquí defines parámetros técnicos de la liquidación: configuración de pagos, jornada laboral, presentación de seguridad social, UVT's para retefuente y firma para documentos. Revísalos con calma porque impactan directamente los cálculos de nómina. Configuración avanzada en Aleluya: prepara tu empresa antes de liquidar nómina
2. Nómina electrónica
Si tu empresa está obligada a reportar nómina electrónica ante la DIAN, el proceso tiene dos etapas:
Habilitación ante la DIAN: primero debes completar el proceso de habilitación en el portal de la DIAN para obtener tu TESTID. Sin este código, no podrás continuar.
Configuración en Aleluya: una vez tengas el TESTID en mano, vuelves aquí para activar y configurar la funcionalidad en tu cuenta.
¿Listo para empezar? Aquí te contamos todo lo que necesitas saber: Todo lo que tienes que saber sobre la habilitación de Nómina Electrónica.
3. Usuarios
¿Tienes un equipo de RR.HH. o un contador que también necesita acceder a Aleluya? Aquí invitas y configuras los permisos de cada usuario. Puedes asignar roles específicos para que cada persona vea solo lo que necesita.
Aquí te explicamos todo: Crea un usuario contador, administrador o revisor en Aleluya.
4. Contabilidad
Si llevas tu contabilidad en un software externo, en esta sección puedes configurar los centros de costo y las cuentas contables para que las exportaciones de nómina lleguen organizadas y listas para usar.
Aquí te mostramos cómo: Consulta y/o edita las cuentas contables de los diferentes conceptos de nómina.
💡 Tips para arrancar con el pie derecho
Sí decides crear a tus empleados de manera masiva, no puedes omitir diligenciar todos los campos de la sección empresa. Esta información es crítica: el sistema construye las listas desplegables de la plantilla de importación con base en los datos que registres aquí.
Sí una persona tiene dos roles diferentes se recomienda crearlo con correos diferentes.
En contabilidad, no puedes crear cuentas contables personalizadas o nuevas secciones. Solo se asigna el prefijo contable + complemento para la cuenta contable o auxiliar
¿Tienes dudas o algo no te quedó claro? No te preocupes, aquí nadie se queda solo. Escríbenos por el chat dentro de Aleluya o al correo [email protected] y con gusto te ayudamos.