Fundamentos Normativos 

Con el OFICIO 912416 de la DIAN se establecen una serie de instrucciones a cerca de la información que debe contener el Documento Soporte de Nómina Electrónica. Esto generó una serie de cambios en Aleluya para cumplir con las nuevas disposiciones.

La DIAN nos indicó que las prestaciones sociales (Prima, Intereses a las Cesantías y Cesantías) deben incluirse dentro de la emisión de Nómina Electrónica como Provisión y no como el valor total pagado al empleado, ya que se debe emitir por el concepto de "Devengo" y no por el concepto de efectivamente pagado al empleado, por ende, cada mes debe enviarse provisionado el valor de las prestaciones sociales. 

En Aleluya se está incluyendo dentro del valor a emitir de nómina para cada empleado el valor de su provisión de prestaciones sociales. En el valor que puedes ver a continuación, se ha de incluir el valor de provisión de prestaciones sociales que puedes validar en el resumen de nómina de dicho periodo. Para ver cómo descargar el Resumen de nómina da clic aquí.⬅️

Configuración: emisión nómina electrónica

En Aleluya ahora puedes escoger en configuración avanzada como deseas reportar la Nómina Electrónica a la DIAN, es decir, qué información va a contener el documento soporte de pago de nómina electrónica. 

Recuerda que existe otras dos maneras de enviar la información de tu Nómina Electrónica:

• Lo efectivamente pagado de liquidación de nómina en el periodo.
• Lo efectivamente pagado de liquidación de nómina en el periodo de diciembre, más las cesantías, intereses de cesantías y la prima.

Conoce más información aquí: Conoce bajo qué conceptos normativos se emite la Nómina Electrónica desde Aleluya a la DIAN.

Información de nómina para calcular los ingresos

Para determinar los ingresos de nómina electrónica de un empleado, Aleluya efectúa las siguientes actividades:

• Suma todos los ingresos constitutivos y no constitutivos de salario.
• Suma las vacaciones de tu empleado, tanto las disfrutadas como las compensadas en dinero.
• Suma las provisiones de Cesantías, Intereses a las Cesantías y Prima.
  (No se tienen en cuenta para el cálculo las prestaciones pagadas de Cesantías, Intereses a las Cesantías y Prima).

Esta información la puedes visualizar en el archivo de Resumen de Nómina. Acá te contamos como descargarlo: ¿Cómo descargo el archivo Resumen Nómina?

• Ingresos salariales+ ingresos no salariales+ vacaciones de tu empleado (disfrutadas y compensadas en dinero)+ provisiones (Cesantías, Intereses a las Cesantías y Prima).

Información de nómina para calcular las deducciones

Para determinar las deducciones del periodo de tu empleado, Aleluya efectúa las siguientes actividades: 

• Suma todas las deducciones del periodo, incluyendo, descuentos por seguridad social del empleado y otras deducciones como préstamos, retención en la fuente, etc. Esta información la puedes encontrar en la columna Total Deducciones del Resumen de Nómina ¿Cómo descargo el archivo Resumen Nómina?

La suma de ingresos y deducciones debe coincidir con el valor relacionado en Nómina Electrónica.

Casos especiales

Cuando tu empleado tiene vacaciones disfrutadas en dos periodos

Es importante aclarar que en temas de Nómina Electrónica como en Seguridad Social se efectúa el reporte de las novedades en el periodo en el que haya lugar a ellas. Es por esta razón, que en la emisión de cada periodo solo se reportarán los días que haya disfrutado por vacaciones tu empleado en el mes al que corresponda la emisión.

No es posible modificar esta parametrización, ya que es efectuada de acuerdo con las instrucciones de la DIAN en Resolución 000013 de 2021 y de esta manera es que se deben reportar:

De acuerdo con lo anterior, si un empleado tiene vacaciones disfrutadas en dos meses, Aleluya tomará del pago total solo el valor del pago de los días de vacaciones que tu empleado disfruta en el mes y adicionalmente descontará de las deducciones el valor de los aportes por los días de vacaciones que se disfrutarán el mes siguiente.

Supongamos que tu empleado tuvo vacaciones entre el 20 de diciembre y el 03 de enero y el pago total fue de 1.000.000, esto da un total de 15 días (12 en diciembre y 3 en enero).

Diciembre: 1.000.000/15*12= 800.000
Enero: 1.000.000/15*3= 200.000

Entonces, para hallar los ingresos relacionados en Nómina electrónica, no tendrás en cuenta el valor total de las vacaciones, sino solo las disfrutadas en diciembre si vas a emitir la nómina electrónica de diciembre.

Para las deducciones, en este caso, suponiendo que el IBC de vacaciones del empleado es el mismo. (ya que este pude variar, te invitamos a ver nuestro artículo ¿Cómo se calcula el IBC de Seguridad Social cuando tu empleado tiene vacaciones disfrutadas?) Tendrás que descontar los aportes calculados de las vacaciones que se disfrutarán en el próximo periodo, siguiendo con el ejemplo: Enero:

Total deducciones – (aportes por vacaciones disfrutadas en enero - descuentos salud y pensión).

200.000*0.08 (Descuentos salud y pensión) = 8.000.

Vacaciones cuando un empleado es liquidado

Cuando un empleado es liquidado se debe sumar el total de las vacaciones pagadas en la liquidación, es la única prestación social que se toma para calcular los ingresos de nómina electrónica.

Revisa la información que se envió a la DIAN en tu nómina electrónica